Fondul de rulment

Ce este si cum functioneaza fondul de rulment?

Scopul:

Constituirea fondurilor financiare necesare platii facturilor, inaintea incasarii cotelor de la proprietari.

Concept:

Fondul de rulment este „tamponul” pentru plata facturilor curente, astfel ca asociația să nu intre în restanțe, penalitati si sistari de servicii.

Implementare:

Proprietarii depun la inceput o suma in avans, numita “fond de rulment” pentru asociatie. Fondul astfel constituit este folosit la acoperirea platilor curente si se reface atunci cand proprietarii isi achita cotele din listele de intretinere lunara. Apare un ciclu ce se continua de la o luna la alta.

Functionarea:

Este stiut ca listele de intretinere se calculeaza in baza facturilor de la furnizori aferente lunii precedente. Dupa calcularea si afisarea listelor, incasarea cotelor de la proprietari mai dureaza in practica inca 30 - 45 de zile. Facturile sunt insa scadente mult mai devreme, asa ca platile catre furnizori se fac din banii acumulati in fondul de rulment, iar fondul se reface cand toti proprietarii isi achita sumele din lista de intretinere. Tot procesul se vede ca rotirea unor sume, de unde si numele fondului.

Valoarea fondului de rulment si defalcarea acestuia pe apartamente.

Cadrul legal:

Fondul de rulment este obligatoriu, definit prin Legea 196/2018.

Dimensionarea:

Fondul de rulment trebuie să poată acoperi cheltuielile curente la nivelul celei mai defavorabile luni din an (luna cu cheltuielile cele mai mari).

Calculatia fondului de rulment, in 3 pasi simpli:

1. Se initializeaza o foaie de calcul cu toate apartamentele si fondul de rulment existent, alaturi de desfasuratorul de costuri lunare pentru ultimele 12 luni;
2. Se foloseste o functie de tip “=max(,)” pentru extragerea valorii maxime a cotei lunare pentru fiecare apartament;
3. Valoarea maxima obtinuta se inmulteste cu indexul de inflatie pentru obtinerea valorii actualizate a fondului. In alta coloana se face diferenta intre fondul rezultat prin indexare si fondul existent, obtinandu-se astfel suma de completat pentru fiecare apartament;

Stabilirea fondului de rulment la infiintarea asociatiei:

Fara existenta unui istoric de plati, Adunarea Generala va estima si stabili un prim nivel pentru fondul de rulment, apoi fondul se va modifica odata cu obtinerea unui istoric de costuri folosind metoda de calcul in 3 pasi.

Considerente legale si practice legate de fondul de rulment.

• Contrar multor opinii bazate pe legislatia anterioara, modificarea fondului de rulment la nivelul calculat conform legii nu necesita niciun fel de operatiuni formale din partea asociatiei sau a organelor de conducere a acesteia, recalcularea fiind o aplicare directa a modului de calcul prezentat in lege (vezi calculatia in 3 pasi). 
  Calculatia se afiseaza, asociatia si proprietarii iau nota de noul nivel necesar al fondului de rulment si se procedeaza la colectarea sumelor in completare.
• De mentionat ca stabilirea unor sume pentru fondului de rulment mai mici decat valorile obtinute din formula de calcul legala ar fi contrara legii, plus ca ar putea genera dificultati de plata catre furnizori, penalitati, si chiar sistarea unor utilitati si servicii.
• Desi formula de calcul prezentata anterior este clara, pot aparea situatii nedorite cand Adunarea Generala trebuie sa dispuna masuri si sa decida o crestere a fondului de rulment peste valoarea rezultata din calcule, astfel incat platile asociatiei sa poata fi onorate si sa nu se ajunga la blocaje.

Remedierea problemelor legate de fondul de rulment.

Principalele cauze de interventie la fondul de rulment si remedierea lor:

1. Cresteri de costuri, tarife, taxe, salarii (inflatie) - Recalculare si completare fond;
2. Restante cumulate la proprietari - Recuperare restante / recalculare si completare fond;
3. Inregistrare pierderi (ex. datorii prescrise) - Recalculare si completare fond;
4. Achitare de lucrari de reparatii - Distribuire pe liste/ transfer din fond de reparatii;
5. Achitare de investitii (ex. energie verde) - Distribuire pe liste/ transfer din fonduri legal constituite;
6. Erori contabile - Corectii contabile;
7. Frauda/ inselaciune - Abordare legala, dupa caz.

Intrebari frecvente despre fondul de rulment (FAQs):

Unde pot sa dispara banii din fondul de rulment?

Valoarea contabila a fondului se conserva de-a lungul timpului, cu exceptia erorilor sau fraudelor. Se poate constata insa o erodare a capacitatii fondului de acoperire a cheltuielilor din motive legate de inflatie, restante sau plati exceptionale.

Cand se recalculeaza fondul de rulment? 

Recalcularea se poate face ori de cate ori este necesar din motive legate de inflatie, sau la decizia Adunarii Generale pentru alte cazuri.

Este obligatorie pentru fiecare proprietar constituirea si completarea fondului de rulment? 

Da, este obligatie legala, fara exceptii.

Ce se intampla cu fondul de rulment la transferul proprietatii?

Se poate recupera de catre vanzator, dar cel mai frecvent se pastreaza, trecand direct in numele cumparatorului. Suma este mentionata pe adeverinta eliberata de asociatie pentru legalizarea vanzarii.